Abrechnung via Praxissoftware

Abrechnung über die Praxissoftware

• Wie funktioniert die Direktabrechnung mit easyVET?

  

  Bevor Sie die Direktabrechnung mit AGILA durchführen, müssen Sie die Versicherung zuerst beim entsprechenden Tier hinterlegen. Anschließend gehen Sie dann bitte wie folgt vor: 

  1. Tragen Sie wie gewohnt die abzurechnenden Leistungen und Produkte in die Behandlungskartei ein.
  2. Wählen Sie über die Menüleiste PRAXIS > Barzahlung.
  3. Setzen Sie unter Versicherung das Häkchen vor "Als Versicherungsrechnung kennzeichnen".
  4. Wählen Sie "Leistungen/Produkte" zuordnen und "Versicherungsanträge prüfen".
  5. Stellen Sie sicher, dass für die einzelnen Rechnungspositionen in der Spalte "Versicherung" die AGILA Haustierversicherung ausgewählt ist.
  6. Wählen Sie "OK", um die Prüfung seitens der Versicherung zu starten. Im Hintergrund wird die Gültigkeit der Registrierdaten und des Versicherungsschutzes überprüft.
  7. Überprüfen Sie die Angaben zu Kunde und Tier auf Richtigkeit.
  8. Wählen Sie "Prüfen", um die Angaben zu bestätigen. Bei positiver Prüfung erhalten Sie eine entsprechende Nachricht (grün hinterlegt) im vetsXL Dialogfenster.
  9. Wählen Sie Schließen, um in den Barzahlungs-Dialog zurückzukehren.
  10. Schließen Sie die Barzahlung wie gewohnt ab, um den Versicherungsanspruch an die AGILA Haustierversicherung zu übermitteln.

  Sobald Sie den Zahlungseingang von der AGILA Haustierversicherung erhalten haben, buchen Sie diesen auf die entsprechende Quittung und weisen Sie ihn als Versicherungsanteil aus:

  1. Sollten Sie beim Versicherungsvertrag des Tieres hinterlegt haben, dass der Betrag von uns direkt an Sie gezahlt wird, geben Sie unter "Kunde zahlt" "0,00 €" ein.
  2. Wählen Sie dabei unter Zahlungsart die Option "Bar" aus. Nun können Sie den Zahlungseingang der Versicherung abwarten und danach dem Tierhalter den Restbetrag in Rechnung stellen.
  3. Dafür markieren Sie einfach in der entsprechenden Kundenkartei in der Registerkarte Rechnungen die gewünschte Rechnung/Quittung und wählen "Korrektur drucken". Auf der Rechnungskorrektur ist nun hinter "Bezahlt €" der Zahlungseingang der Versicherung ausgewiesen. Der Tierhalter findet darunter den tatsächlich noch zu zahlenden Restbetrag.

  Wurde beim Versicherungsvertrag des Tiers unter Zahlung an die Option "Tierhalter" ausgewählt, geht der Tierhalter in der Regel für jede Bezahlung in Ihrer Praxis in Vorkasse und bekommt den versicherten Betrag im Nachhinein von uns erstattet.

• Wie funktioniert die Anbindung von AGILA in easyVET?

  

  Um AGILA als Versicherer in Ihrem easyVET anzulegen, benötigen easyVET in der Version R7 vom 05.06.2020 oder neuer. Ihr easyVET ist dann mit Ihrem administrativen vetsXL Konto verknüpft. Wenn Sie dies geprüft haben, führen Sie bitte folgende Schritte durch:

  1. Bitte erfragen Sie über das Kontaktformular bei uns Ihre Partnernummer. 
  2. Hinterlegen Sie die Partnernummer in Ihrem administrativen vetsXL Konto.
  3. Hinterlegen Sie die AGILA Haustierversicherung AG in Ihrem Adressverzeichnis als Typ: Versicherung und verknüpfen Sie die Adresse online über vetsXL.com.

  Wenn Sie AGILA im Adressverzeichnis hinterlegt haben, können Sie bei jedem Tier, das bei uns versichert ist, den Versicherungsvertrag hinterlegen. Das geht so:

  1. Öffnen Sie in der Kundenkartei die Karteikarte "Tier" und wechseln Sie zur Registerkarte "Einstellungen".
  2. Geben Sie unter Versicherungsverträge in der Spalte "Adressen-Nr." "AGILA Haustierversicherung" ein und bestätigen Sie die Eingabe mit "Enter". Alternativ geben Sie "*" ein, bestätigen mit Enter und wählen in der Auswahlliste die gewünschte Versicherung aus. Die Versicherung wird daraufhin automatisch in die Spalte Information übernommen.
  3. Tragen Sie die Vertragsnummer ein und grenzen Sie gegebenenfalls die Gültigkeit des Versicherungsschutzes entsprechend des vorliegenden Vertrages ein.
  4. Die Vertragsnummern älterer Policen enthalten einen Bindestrich. Ersetzen Sie diesen bitte in easyVET durch eine Null ("0"), damit die Übermittlung der Versicherungsansprüche reibungslos funktioniert (beispielsweise 1234567801 anstatt 12345678-1).
  5. Legen Sie in der Spalte Zahlung an fest, wer das Geld erhalten soll: Ihre Praxis/Klinik oder Ihr Kunde
  6. Tragen Sie bei Bedarf die laut Versicherungsvertrag geltende Selbstbeteiligung des Tierhalters sowie die Höhe der Abdeckung durch die Versicherung ein.
  7. Hinterlegen Sie bei Bedarf einen Hinweis, beispielsweise um welchen Typ Versicherung es sich genau handelt (Unfall-, OP-Versicherung etc.).
  8. Schließen Sie die Karteikarte und bestätigen Sie die Rückfrage zum Speichern mit "Ja".

  Sie haben Probleme bei diesem Vorgang? Bitte wenden Sie sich für Unterstützung an den Kundenservice von easyVET, der die Einrichtung mit Ihnen vornimmt.

• Was ist der Vorteil der Direktabrechnung mittels Praxissoftware?

  
  Sie sparen Zeit, da Sie keine separaten E-Mails mehr schicken müssen, sondern die entsprechende Rechnung direkt aus dem System übermitteln können. Dadurch passieren auch weniger Fehler (z. B. dass mehrere Tiere auf einer Rechnung stehen, ist dann ausgeschlossen). Sie können zudem auswählen, ob Sie oder Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde das Geld erhalten sollen - es gibt also eine eindeutige Zuordnung des Zahlungsempfängers. Außerdem ist eine einfache Bonitätsprüfung vorgeschaltet, die prüft, ob der Vertrag aktiv (Beiträge gezahlt, nicht gekündigt) ist. Grundsätzlich ist der Prozess schneller und einfacher.

• Ich habe kein easyVET, sondern eine andere Praxissoftware - kann ich trotzdem über die Software direkt abrechnen?

  
  Derzeit nicht. Sie können jedoch den Kundenservice Ihrer Praxissoftware kontaktieren und darum bitten, eine Anbindung zu initiieren.